閒聊：公文寫不對格式有影響嗎？談談邱議員的公文。

考試和實務是有影響沒錯，公務體系的人會比較傷腦筋。


通常不會寫公文就要拿去給資深公務員看，不同單位還有顧忌，有些單位主管還不准你拿去給人家看，所以必須自己生出公文。不外乎自己上網找，自己查法規還有範本，有些時候還會有各種法規，若不是自己經常辦的事務，寫下去耗掉好幾個小時都有可能，簽陳上去長官不滿意改了又改修了又修，一整天的時光就飛走了。

我會就議員的公文、錯誤的地方以及有沒有影響3點來談談。

邱議員威傑的公文上線公開啦(不是澳門最大賭場上線)

最近臺北市邱議員威傑(網路大家都叫他呱吉)，他原為網路紅人，其公司之Youtube頻道"上班不要看"，製作適合男性(?)的娛樂影片製播頻道，超過50萬以上訂閱，其頻道多數影片點擊次數高過15萬以上呱吉吃大便是專屬用語。後來評估後投入臺北市選戰，最終於2018年當選市議員開始為民服務。近期因為他觀察到學測放榜不少學校發放滿級分學生資料給各媒體採訪，想要發給各學校希望減少這種作法的公文，先不論格式如何，就曾經在教育圈沾點邊的我，感到立意良善。

因為增加這類的新聞報導，會加強追求滿級分這件事情，當作是最值得學生追求的價值，那課業成績不好但特殊能力很好的學生，反而容易被忽略，這不是教育該倡導的價值。教育專業應該讓學生適性發展，而不是希望魚學獅子叫。

議員把公文放在網路上(我截圖放在下方，還有一張圖是點右鍵下載的，原圖連結請按此)，讓大家公評這點，也是現在開放政治下的風潮，願意自我揭露資訊的議員更多。當然就有人留言對公文有點建議，因為多少有用錯或疏漏的地方。

大家能看得出幾個有問題的地方呢？如果把這個文當作發文前要開始蓋印的函稿，先不就文意和後續處理來說，我至少可以抓到4個錯，那是小基層絕對會被叫回去重寫的。大家心中一定有個版本，準考生可以先提筆寫寫看麻煩大家自己改完後再往下拉。

公文寫錯的地方-談談公文格式

一般人真的很少有機會面對公文，準考生考試前惡補公文也是所在多有因為不是主要拿分項目，可是到了公家機關又最常面對的是發公文，所以下面我的意見都是屢戰屢敗退稿N次出現的產物，有不同意見也歡迎留言。公文格式有正式版本，只要谷歌一下行政院的「文書處理手冊」附錄以及附件，大家就能看到一般的函文公文格式要怎麼做。

只不過因為前面說的那個手冊內容太多，簡直像說明書一樣沒人要看，會認真的人頂多就是公務員，因為一天到晚就要寫，實戰時偶爾還是要參考格式，免得陳上去被罵到不行，說怎麼連基本的文都不會寫。我會把主要格式錯誤列在下方，說明要寫得更好那就不是格式問題，我認為不該怪罪承辦人，很多人是真的不知道怎麼寫。

如果我是辦公室承辦人，會先改掉說明和主旨的寫法，因為說明不太簡淺明確，改得很簡要之外另附上附件，把議員臉書的說明文字放在裡面，並且在附件中說明現實中經查詢哪些學校學生已經貼出相關新聞報導，可能造成的不良影響也會列出，記得和老闆討論後再發文。

最明顯的格式錯誤包含：

1.受文者：沒寫就是最大敗筆，更正方法只要把下面正本找一個單位放上去就好，記得把受文者的字體改大。上方記得貼上地址，免得印出來蓋印後，放公文專用信封套卡不進去位置，通常寄信出去時地址是給郵差看的。不要忘了，無論正本有幾個單位，受文者只有一個。如正副本行文單位太多，要寄出去就很難只寫如正副本行文單位，這個問題收發通常會問承辦人。

2.附件：整個公文都沒提到要給受文者什麼東西，當然不用寫"如附件"，刪了那三個字也可以。除非多加個說明或辦法，擬定議員要給教育部的注意事項，這樣子就可以寫"如附件"或寫"如說明五"之類的文句。

3.請查照：不要放在說明，放在主旨段最後面。基本上如果有要教育部或學校回文，請辦理見復當期望語也是好方法，到時候助理可以打電話去問受文者有沒有回文。

4.正副本機關名稱：一下簡體台、一下繁體臺，到底是哪一個？退回重寫！有時候打錯字，紙本發文的話還好能整個重印，電子系統發文會找不到對應機關或弄錯機關，連文都可能發不出去，請務必謹慎小心。

有些網友問怎麼副本要給自己？因為承辦人會更換，有時候會辦公室的人們都忘了自己有沒有發這個文，最好留給自己一個副本，日後歸檔也好查找。至於發文字號，好歸檔查找更重要，好像沒有對外部機關有強制規定，通常是行政機關用10碼，議員自己辦公室用呱吉字號我想沒有問題也沒罰則，只不過歸檔就要看辦公室怎麼處理，如果發文給教育局也可以改成北議呱吉教字，或是發文給文化局變成北議呱吉文字，不過我收到文看到大概噗哧一笑。

另外，也有網友認為怎麼公文要有格式，那麼迂腐？公文是公務用的文件，不只是行政上面要處理，也和後續怎麼處理這件事有關，涉及到文件的完整度，例如你沒有附件就只好多花時間找，沒寫要回復就真的有可能不會回。如果現在先做沙盤推演，就會知道很多東西先鋪梗，會省掉後面很多麻煩事情，包含日後如何坐下來兩邊好好討論，甚至把日後家長等利害關係人的各種反應都要想好，魔鬼都是在細節中的。

也有人會說，漏了文件可以補發不就得了？可是用電子郵件告知並不正式，也有實務上對口你不是對承辦人而是對機關等等問題。公文可以簡化，但基本的禮儀還是要有，畢竟議員問政關心時事，代表監督政府做事情天經地義，有正式紀錄才不會被質疑偷偷來，更不用說寫錯機關名字、人稱或職銜，這樣實在是不太尊重民意選出來的議員。

不是議員發文各機關都可以照辦雖然實務上總是壓死主管單位不得不做，行政機關正常情況下，還是需要提出成本和實務上的困難，有些是真的不能辦(因為會犯法)，但是議員不知道，它的幕僚也不一定知道。

有沒有影響-談談寫完公文後續應該怎麼辦

先說格式不正確不太有影響反正文照收，但是寫不對的公文，會影響到後面學校和教育主管機關實務上會怎麼做。

給教育局處通常轉發給學校都要一段時間，有時直接發給學校也沒有強制效力。但行政機關有時候不願意直接先叫學校一定要這樣做，比較弱一點可以用"行政指導"行政程序法有規定。就是基於教育部教育專業立場不鼓勵各級學校直接發學生榜單或生長背景，而且有侵害隱私之疑不要忘記個資法，所以發文給各學校要求配合辦理。

再強制一點，議員可以和教育局各科溝通後，由教育局做一個"○○市立高中職學校學測放榜期間媒體採訪注意事項"之類的行政規則，這是不對外發生效力的行政規則，學校自己要遵守，至於怎樣訂定行政規則那又是一篇文可以談。

把文改好也是技術專業，各種眉角都顧到，會讓後面的實務處理更順。重要的事情是，能讓多數人省思不要把焦點放在成績上，學校和教育單位應該怎麼做。學校有招生壓力，更應該要確認需求能被執行或說明為何執行，免得這個文傳給各受文者後石沉大海，直接文陳閱後存。

政府是為了人民幸福生活而存在，學校機構不該只是規訓或自我證明其存在的道具，希望學生自在學習，找到自己的能力和天賦可以貢獻社會，我們下回見。