有關活動評估：要不要出席畫展呢？

公務人員體制封閉，到了現場老人也沒辦法顧你前任又已經走掉，一切都要翻舊公文看還不一定有附件，導致每次都是從頭學起，有時候不太健康。
工作上必須要交出類似評估報告的文件，內容是評估長官要不要做某些事情，這時候會哭，因為可能的情境是要你一個小時內要寫完，但是要看完非常多字才能寫完初稿又不能字太多或讓人看不懂，給長官修後再一個小時給大長官看，看了不滿意繼續退回去改。

以上無限迴圈直到可以完稿後，再考慮要不要上公文，甚至有些問題太過複雜，非要逼承辦人去問清楚另一個單位不可，可能預估是三天後交稿，但是實際上是兩小時內要交稿，因為要留修正和簽陳的時間。

例如：這次的畫展或活動需不需要出席記者會或開幕儀式？

承辦人有可能接到邀請卡（實體有時候會寄丟，務必確認對方寄給誰，因為直接寄給部或局，有時候會直接由秘書決定行程，看長官的做法），要是對方太晚寄送到達你手中的話，必須在一個下午內就要回覆，如果卡片不至於直接丟垃圾桶，就是承辦人或小長官自己要先去和大長官口頭報告，或是先交給秘書室判斷轉交後再說，大小組織的慣習不同，很難一概而論，不過大致上要先注意以下幾個點。

一、先整理簡單的說明：

有時對口單位會給承辦的對於畫展的說明文件，但太過落落長，一千字都可能會被嫌，承辦人就要重新消化。摘要包含畫的人是誰，什麼主題、地點、時間、是否致詞，幾點到之類的。通常不是寫新聞稿，可以寫得非常簡單，甚至200字以內就要解決，當然如果長官想要看多一點，就要準備完整版的說明。

這很吃平常整理重點和摘要紀錄的功力，以前考是不曉得為什麼老是要用寫的寫不完，可是事實上真正需要的字甚至更少，因為長官沒時間看，五分鐘內就要說明完畢。必須要精煉到抓關鍵字和快速重整輸出的能力。

二、需要出席的原因：

有可能這是年度邀請展，邀情卡寄出還包含長官的上司，那可能就必須問問長官要不要出席，順便回應長官的上司要不要出席，對方出席的貴賓名單都要問過，如果出現出席職稱不太匹配的狀況會有些尷尬，要不就是這個展純粹就是我方沒有出太多力、純粹只是私人單位外租場地或是和涉及到敏感的其他因素。

大致上了解機關本身的年度目標、績效或外部時事對人會有幫助，這是考驗個人對組織或展覽案的了解程度，有時候你在寫稿的時候，沒有搜尋到某些訊息並不了解寫這樣會不會有說服力(無論要不要出席都會有些理由，不一定是機關慣例)，但是有時候有些新訊息進來的瞬間，就會了解你缺少的空白，敲鍵盤的時候就會飛快。

三、準備致詞稿：

如果你的大長官最後還是決定致詞，或是小長官建議要致詞，承辦人就需要準備致詞稿，三到五分鐘是合適的長度。有可能長官不是主角，或是大型活動舉辦是掛名指導單位出席又不致詞，越大型的活動自然有更多層的合作背景考量或時間顧慮。

就算你自己寫了半死，也仍然有機會五分鐘後走出長官辦公室，和對方說明長官不會出席。

這就是工作的一部分，回頭看看時間，晚上還是要努力把下午寫稿的事情擱在一邊，重新處理躺在電子公文系統內的簽稿，然後長官要出席的話也要和對方確認要不要報車號或活動流程是不是不會再改過，下午的時光就快樂地消失了，我們下回見。