給長官過目要改的文件，大家都怎樣處裡的？
例如印法條，沒想到最好用的工具居然是全國法規資料庫。為什麼要印文件給長官過目，是因為我們沒有法規資料彙集，加上現在更新速度快，印個隨身本都免，網路版直接下載列印就好。
但是排版一直是心中的痛，因為字體往往會跑掉，以往從網站上複製法條，貼到word上改字體行距和間距，再加上不能浪費紙，我會用不要的單面紙列印，我預估大概改完、印製到送到主管桌上，少說也要十分鐘。
善用法規資料庫的友善列印和下載，可以讓人不用刻意調整位置。
這涉及了主管的習性和眼力問題，年輕的同仁看電腦的時間很久，也比較容易習慣。然而主管年紀比較大，老是盯著電腦根本沒辦法辦到，尤其是電子公文的加入，很多時間都是盯著電腦看也絕非不正常。
很多主管是不收看每一封電子郵件附件的，因為多半是基於業務承辦人需要告知而已，到底要用什麼方法比較快，我想還是用紙本印製和口頭報告比較快，只是轉寄的話會留有紀錄，不會讓自己陷入到底有沒有報備的問題中。
為了加速處理速度，流程上我會先印紙本，再上面用螢光筆標註修改或需要增列的部份，請主管指示可或不可。之後回到承辦人那裡改電子檔，其他紙本的部份就銷毀了，不過我通常都會保留一個禮拜左右再銷燬，那有點像防笨裝置，因為主管或被交付資料的承辦人偶爾會需要臨時回頭修改。
另外一提，很多東西還是用紙本傳遞，那是因為很多東西為了要蓋章簽名，以示負責。作為證據，查閱方便，但保存體積就會變大，本人申請文具只能一次申請一個檔案夾，連文具都被控管的情況下，我希望不要生出太多紙本文件。
很多機關沒有電子簽章制度，也不可能人手一臺平板電腦建置wifi，內建相關電子簽章，自然地很多東西都用紙本。除了主管公務電話會配給，有些就直接用line傳閱，基本上會比較快，主要目的會是傳遞訊息用。
紙本多久要銷毀，沒人知道也沒人傳授，為了保險就留著，最後辦公室文件一大堆，處理的業務只會增加不會減少，增加的東西就更多。最多的是增加報告書、計畫和相關憑證影本。正本留存、電子檔存查是不錯，但是還是會陷入要去哪裡找到那個文件夾。電子公文要申請，就要檔號，檔號要另外查，相對上比較久。
紙本的收納都一直是難題，浪費許多空間，我目前會一個月盤點一次，不過舊資料還要銷毀，只好先用電子檔掃描再說。不過這又要生出電子檔案怎樣整理的問題。
留言
張貼留言