因為工作的關係，我又不得已找上其他單位的幫忙，目前得到一點想法。一通電話打去，大家都是好人，總是被我盧到超過十分鐘。
如果是小單位，通常不會過度分組，要找資料很容易。可是如果是大單位，往往會陷入資料過多，檔案室不會按照業務單位的需求分類，往往會陷入重複調檔的狀況，如果建立模式，把需求的資料作特殊分類，讓管理維護彙整人員的權限提到最高，就能利用機會彙整，而不會浪費時間在調檔上。更慘的事情，是你要分析十年的資料，叫你在一個月內提出，還要連日常業務也要持續進行的話，真的會吐血，實務上的困難在於資料不是依照古蹟管理維護的需求整理。
這時候當然會希望運用古蹟管理維護辦法的分類來做資料整理，目前尋求的支援就是軟體系統建置，日後行政人員就算流動率大，也不會發生不好找的狀況。雖然縣市政府主管機關應該會有諸如此類的資料，實務上我猜很難將365天的所有巡檢紀錄都要交出來，因為資料量大，有些沒有準確分類或圖文分離，就會很難找。
比如說我為了要修，必須提供原始竣工圖給廠商看，結果他是word內的圖片，根本不精確，結果還要再拿筆錢請廠商重畫或掃描，光是格式轉換，就可能是另一筆經費。
我拿個極端的噴漆或偷盜事件來舉例。
大單位通常會分很多組，我現在暫時分成幾個組，至少就按照一般博物館兼古蹟的狀況。
綜合類組室：負責委外保全或相關巡守
必須將發生噴漆的時間、地點、現場狀況紀錄，有照片或錄影為佳。然後要通報給相關管理組室或該建築管理人或負責督導管理營運的人。
何時通報要詳細紀錄，比如說晚間凌晨三點巡守人員發現塗鴉在牆上，發現後紀錄，於三點十分手機通知負責人。
先保持現場不要遭人闖入，圍起安全帶或紅籠隔離好。否則很多證據漏失，維修時會有不利判定材料或方法的情況發生。
管理類組室：負責紀錄和彙整資料
早上一到現場保全或志工通知你這類的管理人員，要紀錄你收到通知的時間，請有修繕經驗的專家或廠商來檢查，暫時作出要修還是不要修的決定，如果可以就順便估價，如果太嚴重就隔離起來，準備和相關單位通報異常和修繕的準備。
古蹟不能自己想發包修就修，如果不清楚，先問主管機關有沒有類似案例可供參考，才不會越修越錯。等到蒐集到這類的資料後，再決定後續處理，同時毀損部分，依照文資法是有罰則的，請特別注意。有監視攝影器，都不排除和警方合作的可能，調檔或備案過程都要紀錄。
工程類組室：負責修繕工程計畫和發包，沒有的話就要承辦人自行發包修繕，甚至是委託發包。
這個部分不見得是承辦人的工作，但是要負責記錄或報告給長官或負責人了解，這是另一件苦差事。修繕完成要做個紀錄，甚至是檢討報告。
這就會回到我最前面講的問題，長官可能會問你歷年來有多少人來這邊噴，資料有沒有整理？有沒有人力配合巡守？基本上平常的業務太多，要花時間整理是另一個問題，所以這次氣爆的案件，我完全不意外，因為連長官或承辦人自己都搞不清楚資料到底在何處，更不用說要怎麼找、要怎麼應用，爆炸了才驚覺有，其實都太慢。更糟的事情是大家都以為可以承辦組室自行整理，這實在好傻好天真。
把資料電子化和設計到能夠讓後人易於搜尋和運用，甚至是各大單位各局處都能統一運用，就要拿出一筆錢主動建構資料庫管理系統，還有資料格式要標準化和分眾使用，比如說可供一般word使用的圖片檔，和工程能用的cad檔，給行政人員用的和技術人員用的圖，不要只有一個格式。
也許這時候行政人員才會發現資料建檔和分類放置的重要性，為時還未晚，尤其現在分工體系多又大，複雜度更高，建立共通語言或有權限的資料庫共想是很重要的，這是這次氣爆事件給我的感想。
如果是小單位，通常不會過度分組，要找資料很容易。可是如果是大單位，往往會陷入資料過多，檔案室不會按照業務單位的需求分類，往往會陷入重複調檔的狀況，如果建立模式，把需求的資料作特殊分類，讓管理維護彙整人員的權限提到最高，就能利用機會彙整，而不會浪費時間在調檔上。更慘的事情，是你要分析十年的資料，叫你在一個月內提出，還要連日常業務也要持續進行的話，真的會吐血，實務上的困難在於資料不是依照古蹟管理維護的需求整理。
這時候當然會希望運用古蹟管理維護辦法的分類來做資料整理，目前尋求的支援就是軟體系統建置，日後行政人員就算流動率大，也不會發生不好找的狀況。雖然縣市政府主管機關應該會有諸如此類的資料，實務上我猜很難將365天的所有巡檢紀錄都要交出來，因為資料量大，有些沒有準確分類或圖文分離，就會很難找。
比如說我為了要修，必須提供原始竣工圖給廠商看，結果他是word內的圖片，根本不精確，結果還要再拿筆錢請廠商重畫或掃描，光是格式轉換，就可能是另一筆經費。
我拿個極端的噴漆或偷盜事件來舉例。
大單位通常會分很多組，我現在暫時分成幾個組，至少就按照一般博物館兼古蹟的狀況。
綜合類組室：負責委外保全或相關巡守
必須將發生噴漆的時間、地點、現場狀況紀錄，有照片或錄影為佳。然後要通報給相關管理組室或該建築管理人或負責督導管理營運的人。
何時通報要詳細紀錄，比如說晚間凌晨三點巡守人員發現塗鴉在牆上，發現後紀錄，於三點十分手機通知負責人。
先保持現場不要遭人闖入，圍起安全帶或紅籠隔離好。否則很多證據漏失，維修時會有不利判定材料或方法的情況發生。
管理類組室：負責紀錄和彙整資料
早上一到現場保全或志工通知你這類的管理人員，要紀錄你收到通知的時間，請有修繕經驗的專家或廠商來檢查，暫時作出要修還是不要修的決定，如果可以就順便估價，如果太嚴重就隔離起來，準備和相關單位通報異常和修繕的準備。
古蹟不能自己想發包修就修，如果不清楚，先問主管機關有沒有類似案例可供參考，才不會越修越錯。等到蒐集到這類的資料後，再決定後續處理，同時毀損部分，依照文資法是有罰則的，請特別注意。有監視攝影器，都不排除和警方合作的可能，調檔或備案過程都要紀錄。
工程類組室：負責修繕工程計畫和發包，沒有的話就要承辦人自行發包修繕，甚至是委託發包。
這個部分不見得是承辦人的工作，但是要負責記錄或報告給長官或負責人了解，這是另一件苦差事。修繕完成要做個紀錄，甚至是檢討報告。
這就會回到我最前面講的問題，長官可能會問你歷年來有多少人來這邊噴，資料有沒有整理？有沒有人力配合巡守？基本上平常的業務太多，要花時間整理是另一個問題，所以這次氣爆的案件，我完全不意外，因為連長官或承辦人自己都搞不清楚資料到底在何處，更不用說要怎麼找、要怎麼應用，爆炸了才驚覺有，其實都太慢。更糟的事情是大家都以為可以承辦組室自行整理，這實在好傻好天真。
把資料電子化和設計到能夠讓後人易於搜尋和運用，甚至是各大單位各局處都能統一運用，就要拿出一筆錢主動建構資料庫管理系統，還有資料格式要標準化和分眾使用，比如說可供一般word使用的圖片檔，和工程能用的cad檔，給行政人員用的和技術人員用的圖，不要只有一個格式。
也許這時候行政人員才會發現資料建檔和分類放置的重要性，為時還未晚，尤其現在分工體系多又大，複雜度更高，建立共通語言或有權限的資料庫共想是很重要的，這是這次氣爆事件給我的感想。
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