公文有些地方是電子發文,有些地方是看起來有但是實際上根本沒有。沒有注意到這點的承辦人,還是勤勞點自己打電話問吧。
叫我自己看說明書我沒意見,可是公文系統說明書根本沒有講到這一點呀!
發文的時候哪知道對方根本沒電子收文系統?但是偏偏系統顯示可以的話,送出去的電子文就等同實際上沒人收,搞到最後延誤了時程,這點讓收發學乖了,以後都先打去問,之後再決定用寄送還是電送。
這時系統最大壞處是我不知道對方有沒有收到文,搞到最後我還要再打電話確認有沒有收到。公文系統指導文件沒有寫到這件事情,因為它沒有說錯誤如何補救,很多的災難會發生,多半是長官以為什麼事情都會順利進行,沒有想到失敗了該怎樣補。
我碰到的例子也是這樣。
公文系統確認簽章會導致代理人把原本承辦人的意見蓋掉,這個功能很少人清楚,結果就發生了我把承辦人的章蓋掉,我自己以為很正常,沒想到對方氣炸了,說我莫名奇妙,可是我說上司之前就是因為我沒有確認簽章,結果被退回重改的時候章的日期不對。
當然上司把我和承辦人叫來已經解釋過,可是承辦人還是把我罵了一頓,所以我開始思考災難為什麼會發生的理由,同時未來建議一定要修公文系統。
因為紙本系統,你不可能重新退回的時候,把自己的意見寫在紙上,還同時蓋住他人的意見,可是電子系統會。
有人也許會覺得蓋掉別人的意見很不禮貌,但是我只能說,我根本沒有預估到這件事情,當然,我的代理人把我的意見蓋掉,我倒覺得可以接受,畢竟長官都批准了的話,那我就沒話說,除非事態嚴重到有犯法的狀況,不然我找對方代理是要幹啥?這個代理人制度就會變成只會收發文,這和公文時效與績效考核有關,那這又是另一回事了。
叫我自己看說明書我沒意見,可是公文系統說明書根本沒有講到這一點呀!
發文的時候哪知道對方根本沒電子收文系統?但是偏偏系統顯示可以的話,送出去的電子文就等同實際上沒人收,搞到最後延誤了時程,這點讓收發學乖了,以後都先打去問,之後再決定用寄送還是電送。
這時系統最大壞處是我不知道對方有沒有收到文,搞到最後我還要再打電話確認有沒有收到。公文系統指導文件沒有寫到這件事情,因為它沒有說錯誤如何補救,很多的災難會發生,多半是長官以為什麼事情都會順利進行,沒有想到失敗了該怎樣補。
我碰到的例子也是這樣。
公文系統確認簽章會導致代理人把原本承辦人的意見蓋掉,這個功能很少人清楚,結果就發生了我把承辦人的章蓋掉,我自己以為很正常,沒想到對方氣炸了,說我莫名奇妙,可是我說上司之前就是因為我沒有確認簽章,結果被退回重改的時候章的日期不對。
當然上司把我和承辦人叫來已經解釋過,可是承辦人還是把我罵了一頓,所以我開始思考災難為什麼會發生的理由,同時未來建議一定要修公文系統。
因為紙本系統,你不可能重新退回的時候,把自己的意見寫在紙上,還同時蓋住他人的意見,可是電子系統會。
有人也許會覺得蓋掉別人的意見很不禮貌,但是我只能說,我根本沒有預估到這件事情,當然,我的代理人把我的意見蓋掉,我倒覺得可以接受,畢竟長官都批准了的話,那我就沒話說,除非事態嚴重到有犯法的狀況,不然我找對方代理是要幹啥?這個代理人制度就會變成只會收發文,這和公文時效與績效考核有關,那這又是另一回事了。
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