工作：公文處理上的麻煩

公文有些地方是電子發文，有些地方是看起來有但是實際上根本沒有。沒有注意到這點的承辦人，還是勤勞點自己打電話問吧。

叫我自己看說明書我沒意見，可是公文系統說明書根本沒有講到這一點呀！




發文的時候哪知道對方根本沒電子收文系統？但是偏偏系統顯示可以的話，送出去的電子文就等同實際上沒人收，搞到最後延誤了時程，這點讓收發學乖了，以後都先打去問，之後再決定用寄送還是電送。

這時系統最大壞處是我不知道對方有沒有收到文，搞到最後我還要再打電話確認有沒有收到。公文系統指導文件沒有寫到這件事情，因為它沒有說錯誤如何補救，很多的災難會發生，多半是長官以為什麼事情都會順利進行，沒有想到失敗了該怎樣補。

我碰到的例子也是這樣。

公文系統確認簽章會導致代理人把原本承辦人的意見蓋掉，這個功能很少人清楚，結果就發生了我把承辦人的章蓋掉，我自己以為很正常，沒想到對方氣炸了，說我莫名奇妙，可是我說上司之前就是因為我沒有確認簽章，結果被退回重改的時候章的日期不對。

當然上司把我和承辦人叫來已經解釋過，可是承辦人還是把我罵了一頓，所以我開始思考災難為什麼會發生的理由，同時未來建議一定要修公文系統。

因為紙本系統，你不可能重新退回的時候，把自己的意見寫在紙上，還同時蓋住他人的意見，可是電子系統會。

有人也許會覺得蓋掉別人的意見很不禮貌，但是我只能說，我根本沒有預估到這件事情，當然，我的代理人把我的意見蓋掉，我倒覺得可以接受，畢竟長官都批准了的話，那我就沒話說，除非事態嚴重到有犯法的狀況，不然我找對方代理是要幹啥？這個代理人制度就會變成只會收發文，這和公文時效與績效考核有關，那這又是另一回事了。